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Test: Exchange Online (Office 365)

erschienen in der Kategorie Software, am 28.04.2014
Schnatterente
Ich bin kürzlich in die Verlegenheit gekommen, bei einer Firma die Cloud-Lösung von Microsofts Exchange einzurichten. Regelmäßige Leser meiner Artikel wissen, dass ich weder mit Microsoft-Software noch mit Cloud-Lösungen allzu viel am Hut habe. Trotzdem will ich hier mal versuchen einen möglichst vorurteilsfreien Erfahrungsbericht zu schreiben. *

Ich denke Microsoft Exchange ist vielen ein Begriff, das ist diese Outlook-Erweiterung, die es erlaubt effektiver im Team zu arbeiten. Mit dem normalen Outlook kann man seine E-Mails, Kalender und Kontakte verwalten. Wenn man Exchange hat, kann man die ganzen Sachen auch im Team teilen, gemeinsame Kalender benutzen und diese z.B. mit dem Smartphone synchronisieren.

Früher musste man sich, wenn man diesen Funktionsumfang haben wollte, einen Windows Server mit installiertem Exchange Server und den benötigten Zugriffslizenzen anschaffen. Seit Kurzem verlagert Microsoft ja aber alle Office Produkt in die Cloud - Stichwort "Office 365" - und so gibt es nun auch Exchange Online.

Exchange Online: Funktionsumfang

Das Paket umfasst alle Exchange-Funktionen, die einem auch zur Verfügung stehen, wenn man seinen eigenen Exchange-Server betreibt. Allerdings muss man sich nicht mehr um die Administration und um Updates kümmern. Auch die recht hohen Einmalkosten bei der Anschaffung entfallen. Dafür knöpft einem Microsoft aber (für die einfache Variante) pro Nutzer und Monat 3,30 Euro ab - auf lange Sicht ist das also kein allzu preiswertes Unterfangen, zumindest wenn man ein paar Mitarbeiter mehr hat.

Im Preis inbegriffen ist die "Outlook Web App", also eine Cloud-basierte Outlook-Version, die man im Browser benutzen kann. Outlook als normale Windows-Software bekommt man weiterhin, wenn man sich ein Office Professional oder Business kauft, im Lieferumfang von Exchange Online ist es nicht enthalten.

Für jeden Nutzer, den man über die Online-Verwaltungsoberfläche anlegt und dem man eine Lizenz zuweist, erstellt Exchange Online ein 50 GB großes Postfach. Das ist reichlich Platz, die maximale Größe einer einzelnen E-Mail ist aber dennoch auf 25 MB beschränkt.

Exchange Online: Technische Umsetzung

Damit man Exchange Online benutzen kann, muss man die Kontrolle über die eigene Firmen-Domain haben (z.B. example.com). Genauer gesagt braucht man Zugriff auf die DNS-Einstellungen der Domain.
Durch die Veränderung des MX-Records wird dafür gesorgt, dass alle ankommenden Mails nicht mehr auf dem bisherigen Mailserver (in den meisten Fällen wohl der Server des Providers, bei dem man die Domain registriert hat) landen, sondern auf dem Exchange-Server von Microsoft.

Zusätzlich zur Änderung des MX-Records müssen auch noch zwei CNAME-Einträge angelegt und ein TXT-Record definiert werden. Hierbei ist vor allem der CNAME-Eintrag autodiscover.example.com wichtig, welcher dafür sorgt, dass sich Exchange Online problemlos in Outlook (also in der klassischen Desktop-Version) einbinden lässt.

Man kann beliebig viele Domains in einem Exchange-Online-Account hinzufügen. Um die Inhaberschaft beim Eintragen einer neuen Domain zu validieren, muss man immer erst einmal einen vorgegeben TXT-Eintrag zum DNS hinzufügen. Exchange Online überprüft dann dessen Richtigkeit und gibt die Domain zur Verwendung frei. Im letzten Schritt des Setups erfährt man dann die wirklich benötigten DNS-Einstellungen. Hat man auch diese vorgenommen, ist die Domaineinrichtung abgeschlossen und alle ankommenden Mails landen beim Microsoft-Server.

Exchange Online: Erfahrungsbericht

Soweit also zum Funktionsumfang von Microsofts Exchange Online und zur technischen Umsetzung. Ich hoffe es ist verständlich geworden, wie die eingehenden Mails ihren Weg zum Exchange-Server finden.

Jetzt will ich kurz die Erfahrungen wiedergeben, die ich bei der Einrichtung von Exchange Online gemacht habe (bzw. machen musste).

Meine Ausgangslage war, dass ich von einer Unternehmensgruppe mit rund 80 Mitarbeitern gebeten wurde, bei der Einführung von Exchange Online zu helfen. Die Firmengruppe setzte sich aus fünf Tochterfirmen und einem Hauptkonzern zusammen. All diese Firmen benutzten für ihre Arbeit unterschiedliche Domains, sollten aber mit Exchange Online unter einen Hut gebracht werden, um die Arbeit an firmenübergreifenden Projekten zu erleichtern.

Was die bisherige Verwaltung von E-Mails anging, setzten die Firmen auf unterschiedliche Technologien. In der einen Firma lief Outlook via IMAP, in drei Firmen lief Outlook über POP3, in einem Unternehmen benutzte man Amicron Mail Office und im Letzten benutzte man nur das Web-Interface des Hosting-Providers. Als wäre das noch nicht genug Durcheinander, verteilten sich die Domains natürlich noch auf unterschiedliche Provider (Host Europe, 1und1, Strato).

Das Ziel der Umstellung war es, alle E-Mail-Konten ohne viel Verwirrung der Mitarbeiter zu Exchange Online zu überführen - natürlich so, dass hinterher auch alle bisher vorhandenen E-Mails wieder verfügbar sind.

Zeitlich gesehen war dieser Vorgang nicht an einem Tag schaffbar und so entschied ich mich, die Sache schon mal so gut es geht vorzubereiten und die Accounts dann, in Domains gestaffelt, schrittweise zu transferieren.

Als Erstes habe ich alle Domains in Exchange Online hinzugefügt. Das heißt, ich habe die Inhaberschaft via DNS-TXT-Record bestätigt, an den sonstigen DNS-Einstellungen aber noch keine Änderungen vorgenommen.
Dies war für Exchange Online kein großes Problem, denn das dreistufige Domain-Setup lässt sich jederzeit unterbrechen und fortsetzen.

Nachdem ich die Domains freigeschaltet hatte, konnte ich auch schon die benötigten Nutzer im System anlegen und ihnen ihre E-Mail-Adressen zuweisen. Mithilfe einer *.csv-Datei, deren Format von Microsoft vorgegeben war, ließen sich die 80 Nutzer recht schnell und komfortabel anlegen.
Bis zu diesem Zeitpunkt war ich mit Exchange Online und dessen Verwaltungssystem (hier mal ein Screenshot) noch recht zufrieden.
Microsoft Exchange Online Administration
Einige Tage später stand der erste Umstellungstermin an. Ich wollte die Accounts der Firma zu Exchange überführen, die bisher Outlook via IMAP genutzt hatte. Zum Überführen der Mails stellt Exchange Online ein Migrationstool bereit, welches man mit dem IMAP-Server und einer *.csv-Datei mit den Account-Logins füttern kann. Dieses kopiert sich dann alle Daten vom Mail-Server. Löscht man die Migrationsjobs nicht, schaut das Tool alle 24 Stunden wieder nach, ob noch neue Mails angekommen sind, und kopiert diese ebenfalls. Das ist keine schlechte Sache, denn im Zuge der Umstellung des MX-Records kann es natürlich vorkommen, dass (abhängig vom TTL) noch ein paar Mails beim alten Provider landen. Gut mitgedacht, Microsoft.

Leider zerschlug sich meine anfängliche Euphorie über das Migrationstool recht schnell, als ich sah, dass das Ding im ersten Anlauf nur 9 von 23 Konten synchronisieren konnte. Bei allen anderen kamen unverständliche Fehlermeldungen zustande.
Letzten Endes musste ich dann mit kleineren *.csv-Dateien (teilweise mit nur einer Mail-Adresse, was das mit den *.csv-Dateien ziemlich ad absordum führte) und sehr viel Geduld arbeiten, um auch die anderen Konten einzupflegen. Die Aktion dauerte mehrere Stunden und ich war davon echt genervt.
Am Ende waren dann aber fast alle Mails sauber importiert. Einige Wenige konnte das Tool aus mir nicht verständlichen Gründen nicht kopieren, aber wenigstens zeigte es an, um welche Mails es sich handelte.

Die Umstellung des E-Mail-Verkehrs verlief dann glücklicherweise ziemlich reibungslos. Ich änderte die DNS-Einstellungen der Domain wie vorgegeben und pflegte an allen Rechnern in Outlook die neuen Konten ein. Dank das oben erwähnten Autodiscover-DNS-Eintrags fand die Office-Software alle benötigten Server-Einstellungen selbst und verband sich problemlos mit Exchange Online.

Sehr nervig war an der Aktion aber, dass man sich vor der Einrichtung eines Mail-Kontos immer erst kurz in den betreffenden Account im Microsoft-Online-Portal einloggen musste, um das initiale Passwort zu ändern. (Mir fiel beim Erstellen der Benutzeraccounts auch auf, dass das Microsoft Online Portal aus meiner Sicht ziemlich unsichere Passwörter generiert und diese dann als sehr sicher einstuft.)

Nachdem ich mich schon an das Prozedere gewöhnt hatte, geriet ich an zwei Computer, die sich partout nicht mit dem Exchange-Server verbinden wollten. Immer wieder fragten sie mich nach dem Login. Nach einigem Hin und Her fand ich heraus, dass man sich über das Konfigurationsmenü des Online-Kontos eine kleine Software herunterladen kann, welche einem bei der Einrichtung von Exchange helfen soll. Ich lud das Programm auf die zwei PCs und startete es. Nach einer gefühlten Ewigkeit teilte mir die Software mit, dass fünf wichtige Windows-Updates fehlen. Nachdem diese installiert und die Rechner neu gestartet wurden, ließ sich Outlook auch auf den letzten zwei PCs dazu bewegen, bei Exchange mitzumachen.

Die erste Firma war also geschafft und ich freute mich, dass ich erst mal eine Woche Ruhe vor diesem Office-365-Wahnsinn haben sollte. Doch da hatte ich mich mal wieder zu früh gefreut. Wenige Tage nach der Umstellung bekam ich von der Firma die Rückmeldung, dass einige (teils wichtige) ausgehende E-Mails nicht mehr beim Empfänger ankommen. Ich untersuchte das Problem und stellte fest, dass es genau jene Mails betraf, die von Mitarbeitern der bereits bearbeiteten Firma an Mitarbeiter der anderen Firmen der Unternehmensgruppe gesendet wurden.
Des Rätsels Lösung war, dass die Mails nicht gänzlich verschwanden, Exchange Online hatte sie einfach schon in die neuen, eigenen Postfächer einsortiert. Dazu sei gesagt, dass ich das Domain-Setup für die Domains der zu diesem Zeitpunkt noch nicht bearbeiteten Firmen noch gar nicht beendet hatte und dass natürlich auch die MX-Records noch auf die alten Mailserver zeigten.
Exchange Online ist also nicht schlau genug, die DNS-Einstellungen zu überprüfen oder wenigstens abzuwarten, bis man die Domains fertig eingerichtet hat. Nein, das Ding schaut sich abgehende Mails einfach ganz naiv an, sieht, dass es sich um eine Zieldomäne handelt, die zum eigenen System gehört und verschickt die Nachrichten gar nicht erst übers Netz sondern sortiert sie nur intern um. Ganz toll, echt. (Selten hätte eine einfache if-Anweisung im Programmcode mehr Schaden verhindern können.)

Um das Problem zu beheben, blieb mir nichts anderes übrig, als die noch nicht fertig konfigurierten Domains noch einmal alle rauszuschmeißen. Dies war aber erst möglich, nachdem ich die zugehörigen Nutzer auch wieder gelöscht hatte. Das freute mich besonders, hatte ich mich doch am Vortag in jeden einzelnen Account eingeloggt, um schon mal das Initialpasswort zu ändern. Inzwischen war ich davon überzeugt, dass da in Redmond die Exchange-Entwickler mit Popcorn sitzen und heimlich über mich lachen.

Die Umstellung der Firma, welche nur das Web-Portal ihres Providers zum Mails empfangen und schreiben genutzt hatte, verlief ähnlich und ohne nennenswerte, neuartige Vorkommnisse. Die Mails konnte ich über die IMAP-Migration importieren (mit vielen *.csv-Dateien).

Zum Schluss blieben noch jene Firmen übrig, die ihre Mails bisher mit POP3 abgerufen hatten. Die heruntergeladenen und nur noch offline verfügbaren Mails sollten wieder ins Netz gebracht werden. Microsoft stellt dafür ein Programm namens PST Capture Tool zur Verfügung. Als Exchange-Admin kann man sich mit diesem Ding am Server anmelden und die Outlook-Datendateien (*.pst) der einzelnen Nutzer hochladen.

Das Programm ist aus meiner Sicht eine absolute Katastrophe. Erst mal brauchte ich ewig, um es überhaupt zum Laufen zu kriegen, denn das Ding benötigt eine bestimmte Version der Windows Powershell und irgendwelchen anderen Kram, den man für Windows 7 aber nirgends in der richtigen Version bekommt. (Unter Windows XP läuft es gar nicht.) Am Ende hatte ich dann Glück, dass es in meiner virtuellen Maschinen mit Windows 8 problemfrei installierbar war.
Es stellte sich dann auch bald heraus, dass ich mir die Zeit hätte sparen können, denn die Software ist nahezu unbrauchbar. Anfangs funktionierte der PST-Import überhaupt nicht. Nachdem ich dann die Fehlerursache in den Log-Dateien fand und fixte (eine sinnvolle Fehlermeldung zeigte die Software nicht an), musste ich feststellen, dass der PST-Upload mit dem Tool zwar prinzipiell funktioniert, aber in einer Geschwindigkeit, die man so gar nicht nennen dürfte.
Auf die Größe der vorhandenen PST-Dateien hochgerechnet, hätte ich wohl ungefähr einen Monat gebraucht, um die Accounts mit dem PST Capture Tool zu synchronisieren.

Am Ende ging ich dann einen anderen Weg: Ich exportierte die PST-Dateien aus den alten Outlook-Accounts und entfernte die POP3-Konten. Nach der Einrichtung von Exchange importierte ich die Daten einfach wieder und klickte im Ordner-Menü auf den Aktualisieren-Button, woraufhin Outlook begann, die Daten hochzuladen. Das funktionierte prima und mir ist vollkommen unklar, warum Microsoft diese Möglichkeit in seinem Migrationsleitfaden nirgends erwähnt und stattdessen das PST Capture Tool auf die Welt loslässt. Ich verweise diesbezüglich nochmal auf die Popcorn-Vermutung von weiter oben.

Bei der Firma, die zuvor auf die Mail-Lösung von Amicron gesetzt hatte, war der Ablauf ähnlich. Ich richtete Exchange ein und benutzte dann das Outlook-Export-Tool von Amicron, um die Mails rüberzuschaufeln.
Ich war hoch erfreut, dass Amicron ein solches Werkzeug mitbringt, musste dann aber auch bald feststellen, dass es nur auf ein paar Rechnern sauber funktionierte. Auf den anderen schmierte der Mailexport jedes Mal ab, wenn der Algorithmus bei einer Mail angekommen war, mit der er nicht klarkam. Unterm Strich ließ sich also nur ein Teil der alten Mails zu Exchange überführen. Glücklicherweise reichte der Firma das aber aus und so war die Sache für mich abgehakt.
Dass der Mail-Export nicht richtig funktionierte, lag eindeutig an der Amicron-Software, Microsoft trifft hier also ausnahmsweise mal keine Schuld.

Exchange Online: Fazit

Nachdem alle Domains und Mailaccounts zu Exchange Online überführt waren, funktionierte die Software wie gewollt.
Unterm Strich kann man sagen, dass Exchange Online, wenn es einmal eingerichtet ist, für viele Unternehmen eine akzeptable Lösung ist. Die Einrichtung selbst und auch das Überführen bestehender Mailkonten ist aus meiner Sicht unausgereift (und das ist sehr wohlwollend formuliert). Die Dokumentation könnte auch besser sein. Ich frage mich manchmal, ob Microsoft den eigenen Kram auch mal testet, bevor sie ihn auf die Welt loslassen.

Alternativen zu Exchange

Wem nach dem Lesen dieses Artikels die Lust auf Exchange Online vergangen ist, dem seien hier folgende Alternativen aufgezeigt:
  • Own Cloud ist eine gute, kostenlose Open-Source-Alternative zu Outlook. Das Programm wird über den Browser bedient. Auch mit OwnCloud kann man seine E-Mails und Kontakte verwalten und Kalender teilen. Darüber hinaus kann man mit OwnCloud auch seine Dateien online ablegen. Somit ist das Programm nicht nur eine Alternative zu Outlook, sondern auch zu Dropbox, SkyDrive und Co. OwnCloud kann man selbst hosten. Es gibt aber inzwischen auch Anbieter, bei denen man OwnCloud mieten kann.
  • Open-Xchange ist ebenfalls eine Linux-basierte Exchange-Alternative. Der größte Teil der Software ist quelloffen, der Funktionsumfang ähnelt Microsofts Exchange. Open-Xchange lässt sich mithilfe des Plug-Ins "OXtender" in Outlook einbinden. Dieses kostet allerdings Geld. Wer darauf verzichtet, kann Open-Xchange über eine recht komfortable Weboberfläche bedienen. Auch Open-Xchange kann man bei vielen Anbietern mieten.
  • Scalix ist (zumindest in der Community-Edition) ebenfalls eine Open-Source-Groupware-Lösung, die auf Linux basiert. Die Weboberfläche von Scalix erinnert stark an Outlook. Wie auch bei Open-Xchange gibt es eine Connector-Software, mit der sich Scalix in Outlook einbinden lässt. Leider ist diese ebenfalls nicht quelloffen. Dafür ist sie aber in der kostenlosen Community Edition enthalten (für bis zu zehn Nutzer).
  • Zimbra ist eine weitere Alternative zu Exchange. Wie auch die anderen genannten Groupware-Programme wird Zimbra über eine Ajax-basierte Weboberfläche gesteuert. Die Community-Version von Zimbra ist vollständig quelloffen, enthält aber keinen Outlook-Connector. Diesen bekommt man mit der kostenpflichtigen SaaS-Version. Zimbra bringt einige Migrationstools mit, um den Umstieg von Outlook bzw. Exchange zu erleichtern.

So, das wär's dann zum Thema Exchange Online und zu Groupware im Allgemeinen. Ich hoffe der Artikel bringt irgendjemanden weiter. :)


Nachtrag: Was ich vergaß zu erwähnen und noch loswerden wollte: Exchange Online stellt keine Catch-All-Funktion für E-Mails bereit. Das heißt, man kann nicht einfach alle Mails abgreifen, die zur eigenen Domain geschickt werden. Aus meiner Sicht ist das ein gravierender Nachteil.

Nachtrag 2: Es kam die Frage rein, wie gut oder schlecht die Outlook Web App im Vergleich zu Outlook als Desktop-Software ist. So richtig gut beantworten kann ich das nicht, weil ich es nicht ausgiebig getestet habe und selbst ja sonst auch kein Outlook benutze. Was mir aufgefallen ist: Die Oberfläche sieht ein bisschen anders aus und lässt vermuten, dass (noch) nicht alle Features der Desktop-Version verfügbar sind. Außerdem bekam ich noch von einer Anwenderin die Rückmeldung, dass die Outlook Web App wohl manchmal daran scheitert, E-Mails mit Anhängen zu versenden. Da kommt wohl nach dem Hochladen die Meldung, man soll es bitte später noch einmal probieren. Falls das öfters vorkommt, ist das sicher ziemlich geschäftsschädigend.


*: Ich hab's wirklich versucht!

Geschnatter

13 Kommentare, selbst mitschnattern << < Seite 1/2 > >>
Oli, am 28.04.2014 um 01:10 Uhr
Netter Bericht. Jetzt weiß ich schon mal was ich sicher NIE verwenden werde. :D
Bill Gates, am 28.04.2014 um 03:05 Uhr
*popcorn mampf*
Edegard, am 28.04.2014 um 11:10 Uhr
Haben hier auch Exchange im Einsatz und es läuft stabil und gut. Ich denke die hier angeführten Probleme entstehen vor allem dann, wenn man mit mehreren Domänen arbeitet. Das trifft aber auf die wenigsten Firmen zu.
ein Exchange Nutzer, am 28.04.2014 um 12:04 Uhr
Ich kann das Phänomen mit dem Hochladen von Anhängen in der Outlook Web App bestätigen. Das tritt immer mal wieder auf und killt dann ordentlich den Workflow.
Anonym, am 28.04.2014 um 16:27 Uhr
Die Cloud heißt Cloud weil Microsoft dir dein Geld klaut.
Anonym, am 28.04.2014 um 23:32 Uhr
"Gibt es eigentlich irgendeine kommerzielle Closed-Source-Software, die wirklich das kann, was sie verspricht?"

Nenn mir doch mal eine Open-Source-Software die das tut.
Stefan, am 08.05.2014 um 16:18 Uhr
Warum tust du dir das eigentlich an?